Os convênios possuem planos variados, entre os mais abrangentes, que geralmente cobrem quase todo tipo de procedimento odontológico e também os mais básicos, que cabem na maioria dos bolsos dos pacientes.

Mas e para o dentista? Será que é uma opção vantajosa aderir a convênios odontológicos? Continue e a leitura e descubra!

Atraindo pacientes

Obviamente o que faz uma clínica odontológica funcionar são os ​pacientes​. Sem eles, não há porque existir uma clínica, correto?

Os convênios odontológicos ajudam a trazer para a clínica um grande número de pacientes.

Se sua clínica odontológica fica em uma região onde existem muitas fábricas e empresas, elas costumam oferecer planos odontológicos para seus empregados e isso pode ​atrair mais pacientes para seu consultório.

Isso pode ser positivo, caso sua clínica odontológica seja pouco conhecida e/ou você seja um dentista recém-formado.

Se você se encaixa nesta categoria, aderir a um convênio médico pode ser uma forma mais barata de fazer ​propaganda ​dos seus serviços.

Mas você deve tomar cuidado com o número de pacientes, pois se você tiver demanda e fluxo muito grandes, isso pode prejudicar a qualidade no atendimento e afastar os clientes, portanto fique sempre atento a quantidade de pacientes que sua clínica consegue atender em um dia, semana e mês, afinal cada profissional possui um ​ritmo​. Fique ​atento ​ao seu e não deixe que ele prejudique o sucesso de sua clínica.

Vendo algumas vantagens de aderir a um convênio odontológico, vejamos agora algumas desvantagens:

Burocracia com convênio para clínica odontológica

Atualmente, segundo o ​Conselho Federal de Odontologia​ (CFO) existem mais de 300.000 dentistas cadastrados no Brasil.

Para os convênios odontológicos, isso é ótimo, mas para os profissionais que querem aderir a eles, nem tanto.

Em muitos casos existe uma ​lista de espera​ para que o dentista consiga se credenciar aos planos. Sem contar que durante a espera são exigidos muitos documentos como regularização pela vigilância sanitária e cadastro no CNES (​Cadastro Nacional de Estabelecimentos de Saúde​).

Além de o processo para conseguir se credenciar a um convênio odontológico ser burocrático​, o atendimento a eles também pode ser.

Por exemplo, em alguns casos é necessário verificar a ​regularidade ​do paciente para saber se pode ser atendido ou não. Imagine o transtorno que isso pode causar no momento em que o paciente está na clínica, caso não possa ser atendido. Falaremos mais sobre isso em breve.

Além disso, pode ser preciso o preenchimento da ​Guia de Tratamento Odontológico (GTO) constando o código do procedimentos, o dente, a face e outras informações relevantes sobre o tratamento realizado. Em muitos casos é necessário o envio das panorâmicas ou periapicais. Também, o envio das GTO’s precisam acontecer nas ​datas que o convênio estabelece.

Toda esta burocracia pode gerar alguns erros, o que resulta no não pagamento do tratamento realizado.

Estes procedimentos burocráticos geralmente são repassados para as ​recepcionistas ​da clínica odontológica que já possuem outras obrigações e, muitas vezes, acabam sobrecarregadas ​de tarefas extras, gerando assim erros no preenchimento de documentações e consequentemente o dentista não recebe do convênio os serviços prestados.

Valores baixos repassados à clínica odontológica

Um dos muitos problemas que os dentistas encontram na relação com os convênios odontológicos são os repasses dos valores muito baixos.

Por este fator, alguns dentistas que dependem principalmente dos planos odontológicos acabam optando por ter um volume maior de atendimentos para compensar o baixo valor que recebem dos convênios.

Alguns valores pagos pelos convênios odontológicos sequer cobrem o procedimento, como é caso da exodontia simples que pode chegar a R$ 15.

Isso nos leva de volta à questão que acabamos de citar: sobrecarrega os funcionários da clínica e, obviamente, o próprio dentista.

Glosas

O não pagamento que já vimos que pode ocorrer por parte dos convênios odontológicos são chamados de ​glosas​. Elas geralmente ocorrem por erros operacionais, como o preenchimento incorreto de fichas que devem ser repassadas aos convênios.

Infelizmente as glosas são muito comuns na relação entre dentista e convênio odontológico. Nem sempre são difíceis de reverter, mas é necessário uma atenção dos dentistas e recepcionistas para analisarem os motivos das glosas nos portais das operadoras de saúde e enviarem a documentação correta.

Melhor controle do fluxo de caixa

Cada convênio possui seu prazo de pagamento aos dentistas. Portanto, é importante que o profissional tenha controle destes prazos para que as despesas das clínicas não fiquem descobertas. Além disso, o dentista deve levar em conta a possibilidade de glosas que podem afetar seu fluxo de caixa.

Afinal, vale a pena o convênio para clínica odontológica?

Dependendo do modelo de negócio e estrutura operacional da clínica, ser credenciado a um convênio vai te trazer maior visibilidade e fluxo de pacientes. Porém, você precisará de uma equipe treinada para realizar os procedimentos de faturamentos de convênios e recursos de glosas.

Lembre-se que um aumento de pacientes exigirá uma maior organização das recepcionistas e dos dentistas, desde a chegada do paciente na clínica até a marcação de retorno. Outro ponto de atenção é se as áreas de apoio (sala de espera, recepção, sala de esterilização, dml…), atenderão o aumento de paciente.

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Não se desespere. Essa situação, bastante comum, é vivida por muitas dentistas mais experientes e gestores de clínicas. Eles já alcançaram o que desejavam e precisam se reinventar de alguma forma.

Para te ajudar nesse processo, selecionamos algumas dicas para clínicas odontológicas e gestores que precisam superar os desafios de não cair na mesmice. Acompanhe!

Desafios do gestor de clínicas odontológicas

Ao longo de sua carreira, o dentista que também administra uma clínica odontológica enfrenta muitos desafios. O principal é investir em conhecimentos na área administrativa e cuidar do bom funcionamento do negócio.

Quando ele finalmente descobre a receita para que tudo funcione perfeitamente, é hora de renovar seus conhecimentos de novo. Tudo para aliar lucros com ganhos de performance, mediar conflitos internos e descobrir soluções eficientes.

Esse ciclo, que é interminável, atinge seu ápice quando o gestor odontológico tem anos de experiência. Muitas horas gastas com atividades operacionais, burocracia e dores de cabeça levam o profissional a se questionar.

O resultado disso é um cansaço físico e mental, além da necessidade de uma mudança drástica. Margem de lucro estreita e pouco fôlego para inovar e investir são outros problemas.

4 passos para mudar a forma de administrar sua clínica

É hora de mudar, certo? Então, você precisa adotar medidas drásticas para tornar a gestão da sua clínica odontológica mais eficiente, seu dia a dia mais gostoso e seus rendimentos, maiores.

1. Otimize a gestão do seu tempo – de verdade

Você não pode – e nem deve – perder muito tempo com questões operacionais. Para tanto, delegue essas tarefas a alguém ou cuide para que elas sejam automatizadas.

Dessa forma, você ganha tempo para se dedicar a atividades analíticas e estratégicas.

Softwares de gestão odontológica são uma boa alternativa para conseguir otimizar o seu tempo. Além disso, você consegue gerar relatórios mais rapidamente e fazer um controle financeiro mais eficiente.

Com essa iniciativa você ganha, naturalmente, mais fôlego para se dedicar a outras atividades – inclusive à sua vida pessoal e bem-estar.

2. Monte uma rotina de reuniões de equipe

Você já conhece a realidade da sua clínica. Agora, é o momento de aprimorar todos os aspectos, evitando retrabalhos e perdas.

Reuniões constantes com o time ajudam a levantar os pontos fracos e oportunidades de melhoria.

Feito isso, elenque prioridades e ouça os colaboradores sobre oportunidades de melhoria na gestão da clínica. Manter esse diálogo bem aberto é essencial para mudar o cenário.

Valorize, motive e reconheça o trabalho de todos. Dessa forma, você incentiva os colaboradores a fazerem parte do “time”, trabalhando pelo bem de todos.

3. Crie um plano de ações e objetivos

Monte um documento com as principais ações a implementar. Ele deve conter o descritivo de cada ação, detalhamento do objetivo e como executá-lo.

Tudo deve ser incluído: verba, espaço físico, equipe, materiais, etc. Depois, coloque os resultados esperados para que sejam implementadas melhorias concretas.

Esse plano pode ser montado por você apenas ou em conjunto com a equipe. O imprescindível, de qualquer forma, é que as pessoas estejam cientes do que precisam fazer – e como fazer.

4. Valorize o seu tempo e qualidade de vida

Muitos anos à frente de uma clínica odontológica podem ser cansativos e extenuantes.

Nesse momento da sua trajetória profissional é hora de planejar a rotina de trabalho. Dividir os horários é, portanto, imprescindível.

Planeje quando você deve se dedicar ao atendimento dos pacientes, às atividades de gestão e ao seu descanso (isso inclui lazer, diversão, etc.) Inclui, ainda, seu período de férias e pausas para se desconectar das atividades profissionais.

Modificar sua rotina de atividades, a divisão do seu tempo e a forma como enxerga o negócio são ações fundamentais para um gestor de clínica odontológica.

Invista nessas ações e veja como é possível se reinventar depois de anos de atuação no mesmo segmento!

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